Ein hochsensibles Thema im Betriebsratsalltag sind Gesundheitsdaten der Beschäftigten. Sie zählen zu den besonders schützenswerten Informationen nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), und der Gesetzgeber verlangt, dass Arbeitgeber und Betriebsräte damit äußerst sorgsam umgehen. Jetzt hat die Landesdatenschutzbeauftragte von Nordrhein-Westfalen einen neuen Leitfaden veröffentlicht: „Gesundheitsdaten von Beschäftigten: Was dürfen Arbeitgeber tun und wissen?“ Darin macht sie deutlich, welche Daten Arbeitgeber überhaupt erheben, speichern und verarbeiten dürfen – und wo die klaren Grenzen liegen. Auch Sie als Betriebsrat sind betroffen.
Gesundheitsdaten von Beschäftigten sind auch Thema in vielen Betriebsvereinbarungen – vom Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) über die Handhabung von Krankmeldungen bis hin zu Regelungen bei krankheitsbedingten Kündigungen. Die wichtigen Klarstellungen aus dem neuen Leitfaden sind deshalb auch für Ihre Betriebsvereinbarungen von Bedeutung.
Was ist erlaubt – und was nicht? Die wichtigsten Regeln:
1. Erforderlichkeit statt Vermutung
Gesundheitsdaten dürfen nur verarbeitet werden, wenn sie zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten notwendig sind – etwa zur Prüfung der Lohnfortzahlung bei Fortsetzungserkrankungen. Ein bloßer Verdacht reicht nicht: Es muss ein konkreter Anlass bestehen (z. B. zeitliche Nähe der Krankheitsfälle oder inhaltliche Hinweise). Was heißt „Vermutung“?
Ihr Arbeitgeber könnte vermuten, dass eine neue Krankmeldung dieselbe Ursache hat wie eine frühere Erkrankung – und deshalb keine neue Entgeltfortzahlungspflicht besteht (§ 3 Abs. 1 S. 2 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)). Hierzu stellt der LDI NRW-Leitfaden klar: Eine solche bloße Vermutung („Der ist schon wieder wegen derselben Sache krank“) reicht nicht aus, um Diagnosedaten zu erheben oder sonstige Gesundheitsdaten zu verarbeiten. Ihr Arbeitgeber braucht objektive Anhaltspunkte – zum Beispiel eine enge zeitliche Nähe zwischen zwei Krankmeldungen oder Hinweise aus der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, dass dieselbe Erkrankung vorliegt.
2. Mildere Mittel zuerst prüfen
Bevor Diagnosen vom Arbeitgeber verlangt werden, soll zunächst die Krankenkasse oder der Betriebsarzt eingeschaltet werden. Diese können verbindlich einschätzen, ob eine Fortsetzungserkrankung vorliegt – und das ohne direkte Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten.
3. Einwilligungen sind häufig unwirksam
Eine Einwilligung zur Offenlegung von Diagnosedaten in einem Beschäftigungsverhältnis ist meist nicht freiwillig – und daher datenschutzrechtlich nicht gültig. Das heißt für Sie als Betriebsrat: Wenn Ihr Arbeitgeber im Rahmen einer Betriebsvereinbarung oder im Einzelfall auf „freiwillige“ Einwilligungen zur Offenlegung von Diagnosen setzt, sollten bei Ihnen die Alarmglocken klingeln.
- Prüfen Sie, ob es mildere, datenschutzkonforme Verfahren gibt (z. B. Einschaltung des Betriebsarztes oder der Krankenkasse).
- Vermeiden Sie Klauseln in Betriebsvereinbarungen, die pauschal eine Einwilligung der Beschäftigten zur Preisgabe sensibler Gesundheitsdaten vorsehen.
- Formulieren Sie stattdessen klare Regeln, wann und in welchem minimal erforderlichen Umfang Gesundheitsdaten verarbeitet werden dürfen – immer zweckgebunden und mit Zugriff nur für berechtigte Stellen. Zum Beispiel:
„Gesundheitsdaten von Beschäftigten dürfen nur verarbeitet werden, wenn und soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder vertraglicher Vereinbarungen zwingend erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zweckgebunden, in dem minimal erforderlichen Umfang und nur durch hierzu berechtigte Personen (z. B. Betriebsarzt). Eine Offenlegung von Diagnosen gegenüber dem Arbeitgeber erfolgt nicht. Anstelle der direkten Verarbeitung durch den Arbeitgeber werden vorrangig neutrale Stellen (z. B. Krankenkasse, Betriebsarzt) eingeschaltet.“
4. Sichere und getrennte Aufbewahrung
Gesundheitsdaten müssen besonders geschützt und getrennt von der Personalakte gespeichert werden. Die übliche Krankmeldung darf nicht mit medizinischen Details der Personalakte vermischt werden.
5. Weitergabe nur bei begründetem Interesse
Daten dürfen intern nur auf Minimalbasis weitergegeben werden. Aber: Bei drohenden Rechtsstreitigkeiten (z. B. vor Gericht) darf auch die Personalabteilung oder externe juristische Unterstützung informiert werden, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt.
Was bedeutet das für Ihre Betriebsvereinbarungen?
- Verwenden Sie klare, rechtssichere Formulierungen, die den „Erforderlichkeitsgrundsatz“ abbilden.
Beispiel: „Nur bei konkretem, objektiv begründetem Anlass dürfen Gesundheitsdaten erhoben oder verarbeitet werden. Eine bloße Vermutung reicht nicht.“ - Legen Sie fest, dass Diagnoseangaben grundsätzlich nicht erhoben werden. Falls eine Einschätzung erforderlich ist, erfolgt diese über den Betriebsarzt oder die Krankenkasse – ohne Offenlegung der Diagnose an den Arbeitgeber.
Formulierungsbeispiel: „Erforderlichenfalls liefert der Betriebsarzt eine anonymisierte Einschätzung zur Arbeitsfähigkeit oder zur Frage einer Fortsetzungserkrankung.“ - Regeln Sie, dass Gesundheitsdaten immer getrennt von der Personalakte und in einem gesicherten Datenbestand aufbewahrt werden.
Beispiel: „Gesundheitsdaten werden separat gespeichert und nach Abschluss des Zwecks (z. B. Klärung der Lohnfortzahlung) unverzüglich gelöscht.“
Vor einigen Jahren brauchte ich dringend Informationen zu einer arbeitsrechtlichen Fragestellung in eigener Sache.